| الوصف الوظيفي | Job Description | Job Code: ADM-OPS-25-004-VR1 |
| المسمى الوظيفي | مسؤول علاقات عملاء-3 | Client Relations Officer-3 | Job title |
| تشمل | ممثل خدمة العملاء / موظف استقبال/ منسق علاقات عملاء (مرضى) | Customer Service Representative / Reception/ Customer Relations (Patients) Coordinator | Include |
| الإدارة / القسم | علاقات العملاء / إدارة التشغيل | Client Relations / Operations Management | Administration /Department |
| المدير المباشر | مدير خدمة العملاء / مدير التشغيل | Customer Service Manager / Operations Manager | Direct manager |
| هدف الوظيفة | تقديم دعم شامل للعملاء والزوار والرياضيين منذ لحظة وصولهم إلى المركز وحتى انتهاء خدمتهم، من خلال الاستقبال، إدارة المواعيد، والتعامل مع الاستفسارات والملاحظات عبر الحضور أو الهاتف أو البريد الإلكتروني، لضمان تجربة متميزة ومتسقة تعكس هوية المركز. Provide comprehensive support to clients, visitors, and athletes from the moment they arrive at the center until their service is completed, through reception, appointment management, and handling inquiries or feedback in person, by phone, or via email, ensuring an excellent and consistent customer experience that reflects the center’s identity. | Job objective |
| المسؤوليات والمهام | خدمة العملاء: الترحيب بالعملاء والزوار والرياضيين، توجيههم للأقسام المناسبة، وتزويدهم بالمعلومات الدقيقة عن الخدمات والإجراءات. إدارة إجراءات العملاء والمواعيد: حجز وتأكيد ومتابعة المواعيد ، وإدخال وتحديث بيانات العملاء في النظام الإلكتروني (EMR/CRM)، إضافةً إلى تنفيذ الإجراءات المتعلقة بمعاملات العملاء، بما في ذلك إصدار الفواتير ومتابعتها بالتنسيق مع الأقسام الداخلية المعنية. متابعة الملاحظات والشكاوى : استقبال الملاحظات أو الشكاوى، توثيقها، والتنسيق مع الأقسام المعنية لضمان الحل والمتابعة حتى إغلاق الحالة. التنسيق الداخلي : التعاون مع أقسام العلاج الطبيعي، المالية، والتأمين لتسهيل سير العمل وضمان تقديم خدمة متكاملة. إعداد التقارير : تقديم تقارير دورية مختصرة للإدارة عن حجم المواعيد، مستوى رضا العملاء، وحالات الشكاوى. تنظيم منطقة العمل: الحفاظ على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال وقاعات الانتظار، وضمان توفر المواد التعريفية بخدمات المركز. التقيد بالسياسات: الالتزام بمعايير الجودة، الخصوصية، وحماية بيانات العملاء وفق لوائح المركز. مهام أخرى: أداء أي مهام إضافية تتعلق بطبيعة العمل يتم التكليف بها من قبل الإدارة وبما يحقق مصلحة العمل. Customer Service : Welcoming clients, visitors, and athletes, guiding them to the appropriate departments, and providing accurate information about services and procedures. Managing Client Procedures and Appointments: Booking, confirming, and following up on appointments, entering and updating client information in the electronic system (EMR/CRM), in addition to handling client-related administrative procedures, including issuing invoices and following them up in coordination with the relevant internal departments. Handling Feedback and Complaints: Receiving feedback or complaints, documenting them, and coordinating with the concerned departments to ensure proper resolution and follow-up until the case is closed. Internal Coordination: Collaborating with the Physiotherapy, Finance, and Insurance departments to ensure smooth workflow and integrated service delivery. Reporting: Preparing periodic summary reports for management regarding appointment volume, customer satisfaction levels, and complaint cases. Work Area Organization: Maintaining the cleanliness and organization of the reception area and waiting rooms, and ensuring the availability of informational materials about the center’s services. Compliance with Policies: Adhering to quality standards, confidentiality requirements, and client data protection policies in accordance with MOVE regulations. Other Duties: Perform any additional tasks related to the nature of the work as assigned by management and as required to serve the best interest of the organization. | Responsibilities and tasks |
| مواصفات شاغل الوظيفة | المؤهلات والخبرات المطلوبة: شهادة الثانوية العامة كحد أدنى، ويفضّل دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة. خبرة عملية من 1 إلى 3 سنوات في خدمة العملاء أو الاستقبال، ويفضل في المراكز الطبية أو الصحية. معرفة بأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة المواعيد. إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس. إجادة اللغة العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة. المهارات الشخصية: مهارات تواصل قوية وخدمة عملاء متميزة مع القدرة على التعامل مع مختلف الشخصيات. دقة عالية وانتباه للتفاصيل في إدخال البيانات ومتابعة المواعيد. مهارة في حل المشكلات وإدارة المواقف الصعبة بهدوء واحترافية. قدرة على تنظيم الوقت وأداء عدة مهام في بيئة عمل سريعة. مظهر احترافي وسلوك يعكس هوية مركز Move وخدماته المتميزة. Required Qualifications and Experience: High school diploma minimum; diploma or bachelor’s degree in Business Administration or a related field is preferred. 1–3 years of experience in customer service or reception, preferably in medical or healthcare centers. Knowledge of Customer Relationship Management (CRM) or appointment systems. Proficiency in Microsoft Office applications. Fluency in Arabic and English, both spoken and written. Personal Skills: Strong leadership and organizational abilities. Strong communication and customer service skills with the ability to interact effectively with diverse individuals. High accuracy and attention to detail in data entry and appointment management. Problem-solving abilities and skill in handling challenging situations calmly and professionally. Excellent time management and multitasking abilities in a fast-paced environment. Professional appearance and demeanor reflecting the standards of Move Comprehensive Sports Medicine Center. | Incumbent’s Specifications |
